Bolig & Designhus Lyngby
Farum
Fredensborg
Helsinge
Herlev
Hørsholm
Hørsholm Byggecenter
Kvistgård
Lyngby Trælast
Værebro
Vordingborg

Whistleblower politik

Whistleblower-politik for Johannes Fog

I Johannes Fog A/S (”Fog”) ønsker vi en åben virksomhedskultur, hvor alle kan stå frit frem og indberette mistanke om uregelmæssigheder eller ulovligheder, hvad enten det drejer sig om medarbejdere, ledelse, kunder eller leverandører i Fog.

Medarbejdere er ofte de første til at opdage uregelmæssigheder eller uetisk adfærd på arbejdspladsen. Overtrædelser af Fogs virksomhedspolitikker skal normalt rapporteres til nærmeste leder. Vi anerkender dog, at det af loyalitetshensyn kan være vanskeligt at gå videre med oplysninger eller mistanke om andre medarbejderes adfærd. På den anden side er det vigtigt for Fog som virksomhed, at uregelmæssigheder eller uetisk adfærd kommer frem i lyset. Vi har derfor etableret en såkaldt ”whistleblowerordning”.

Ordningen betyder, at medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer, kunder, leverandører og øvrige interessenter kan foretage anonym indberetning i tilfælde af begrundet mistanke om alvorlige og kritisable forhold eller ulovligheder. Ordningen sikrer, at sådanne indberetninger behandles seriøst og på passende vis, og giver tryghed for, at enhver person, der i god tro indberetter en alvorlig mistanke, vil være beskyttet mod repressalier eller lignende.

Formålet med denne whistleblower-politik er at forklare, hvordan whistleblowerordningen fungerer, herunder hvordan indberetning via ordningen kan ske og hvilke forhold, der kan indberettes.

Whistleblowerordningen omfatter alle Fogs afdelinger og forretninger.

Hvem kan indberette?

Whistleblowerordningen i Fog omfatter både nuværende og tidligere medarbejdere i Fog, bestyrelsesmedlemmer, kunder og eksterne samarbejdspartnere med tilknytning til Fog. Samarbejdspartnere med tilknytning til Fog kan for eksempel være leverandører eller eksterne konsulenter.

Hvilke forhold kan indberettes?

Whistleblowerordningen kan kun anvendes til at indberette alvorlige uregelmæssigheder eller uetisk adfærd, eller begrundet mistanke herom, der involverer ansatte i Fog. Det gælder både fuldtids- og deltidsansatte samt bestyrelsesmedlemmer i drifts- og fondsbestyrelserne. Der kan også indberettes handlinger, som ikke kan henføres til en enkelt person.

Der skal være begrundet mistanke om overtrædelse af lovgivning eller interne politikker og retningslinjer hos Fog. Det er ikke en betingelse, at overtrædelsen faktisk er sket – potentielle overtrædelser og forsøg herpå er også omfattet.

Forhold, der kan indberettes via whistleblowerordningen, kan for eksempel være begrundet mistanke om:

  • økonomisk kriminalitet som underslæb, bestikkelse, bedrageri, dokumentfalsk samt tyveri af varer, inventar mv.
  • afgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger til offentlige myndigheder
  • fysisk vold og seksuelle krænkelser
  • uregelmæssigheder vedrørende regnskabsføring og revision
  • overtrædelse af konkurrencelovgivningen (f.eks. prisfastsættelse, udveksling af prisfølsomme oplysninger, hemmelige aftaler med konkurrenter)
  • alvorlige trusler mod miljø, sundhed og sikkerhed

Ovenstående liste er kun eksempler. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt din observation skal indberettes eller ej, så opfordres du til at gøre det. Alle indberetninger via whistleblowerordningen besvares.

Forhold, som ikke drejer sig om overtrædelse af lovgivning eller interne politikker og retningslinjer hos Fog, skal ikke indberettes via whistleblowerordningen. Det gælder for eksempel utilfredshed med lønforhold, samarbejdsvanskeligheder, konflikter mellem kollegaer og chefer mv.

Ordningen kan heller ikke benyttes til håndtering af klager fra kunder. Her henviser vi i stedet til Fogs almindelige procedurer for reklamation og klage.  

Hvordan sker indberetning via whistleblowerordningen?

Indberetning via whistleblowerordningen skal foretages via sikker side hos Advokatfirmaet Lund Elmer Sandager.

Fortrolighed og anonymitet

Hvis du ønsker at foretage en indberetning, vælger du selv om du vil foretage indberetningen anonymt i forhold til Fog. Al kommunikation, som Fog sender eller videresender på baggrund af en modtaget indberetning, vil være anonym og fortrolig, medmindre indberetteren har givet direkte besked om, at indberetteren ikke ønsker indberetningen behandlet anonymt.

Hvis du vælger at foretage en ikke-anonym indberetning, vil Fog alligevel behandle indberetningen fortroligt i videst muligt omfang. Hvis den ikke-anonyme indberetning medfører, at der indledes en retssag mod den eller de personer, indberetningen angår, kan du dog blive indkaldt som vidne i retssagen. Fog kan i disse tilfælde ikke garantere, at din identitet forbliver anonym eller fortrolig.

Alle, der foretager indberetninger via whistleblowerordningen i god tro, er beskyttet mod enhver form for ansættelsesretlige repressalier. Derimod vil enhver, der forsøger at udøve repressalier mod en person, der har foretaget en indberetning via ordningen, vil blive mødt med ansættelsesretlige sanktioner.

Det vil også være forbundet med konsekvenser, og kan blive mødt med ansættelsesretlige sanktioner, at foretage indberetning via whistleblowerordningen i ond tro, f.eks. med henblik på at chikanere eller skade øvrige medarbejdere eller medlemmer af bestyrelsen uden grund. Det samme gælder for indberetning af falske, ufuldstændige eller forkerte oplysninger, medmindre indberetningen er foretaget i god tro (f.eks. i tilfælde, hvor indberetteren ikke er klar over, at der er tale om forkerte oplysninger).

Hvordan håndteres indberetninger?

Alle indberetninger tages alvorligt.

Whistleblowerordningen leveres og administreres af advokatfirmaet Lund Elmer Sandager, der vil modtage og registrere indkomne indberetninger. Lund Elmer Sandager garanterer at behandle indkomne indberetninger anonymt og er kontraktligt forpligtet hertil. Indberetninger via ordningen tilgår nogle få betroede medarbejdere hos Lund Elmer Sandager, som – i anonymiseret form – videresender de indkomne indberetninger til HR-chefen hos FOG. Drejer en indberetning sig om HR-chefen, vil indberetningen dog blive videresendt til Fogs økonomidirektør.

Indberetningen screenes herefter af en gruppe bestående af den administrerende direktør, økonomidirektøren og HR-chefen hos Fog. Gruppen vurderer i første omgang, hvorvidt indberetningen falder inden for whistleblowerordningens anvendelsesområde. Dernæst fastlægger gruppen passende tiltag, herunder vurderer, om der er behov for yderligere efterforskning af de forhold, indberetningen angår. Ved anonyme indberetninger, hvor der er behov for kommunikation med eller uddybning fra indberetteren, vil kommunikationen med indberetteren i første omgang ske via Lund Elmer Sandager.

Hvis en indberetning ikke hører under whistleblowerordningens anvendelsesområde, giver screeningsgruppen hos Fog Lund Elmer Sandager besked herom. Lund Elmer Sandager meddeler herefter til indberetteren, at indberetningen ikke hører under ordningens anvendelsesområde. Derefter slettes indberetningen.

Alle spørgsmål til whistleblowerordningen kan rettes til Økonomidirektør Mads Hvelplund eller til HR-chef Lise Lotte Erichsen.